秘书助理综合技能提升班

培训时间：2015年6月19日 一天  9:00-16:30

培训投资：人民币1980元/人(含培训、资料费、茶点、文具费等)

培训地点：北京海淀区（详细请报名后索取确认函）

培训对象：经理秘书、行政助理、部门秘书、行政人员、其他内业部门工作人员。

培训方式：讲师授课、案例分析、小组讨论、角色演练、视频分享及游戏活动。

培训目标：

1、深刻领悟角色的职责，培养良好的心理素质 ；

2、掌握规范服务的商务礼仪，塑造良好的职业形象 ；

3、掌握专业知识技能，提升自身的专业素养 ；

4、培养知识面广，适应性强，反应敏捷，成熟度高的职业高级秘书；

 

前    言：

   在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过一天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速提升行政管理工的各项能力。

敬请带着您工作中遇到的难题，步入6月19日培训现场，与中国著名实战派培训专家敦女士现场对话！

 

《秘书助理综合技能提升班》 主讲：敦女士（6月19日）

 

第一部分  秘书角色认知

    一、秘书的职业特性与素质要求

     1、准确自我定位

        ◇  高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同

        ——视频：为什么不提拔我？

        ——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

        ◇  秘书与助理区别

     2、如何提升秘书人员的素质

        ◇  优秀与一般的差异——修炼良好心态

        ——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

           第一种人认为：秘书就是个“万金油”角色；

           第二种人认为吃年轻饭，混日子；

           第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

           如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

            ——案例：老板眼中的五星级秘书/助理

    二、秘书职场礼仪规范

     1、塑造良好的个人职场形象——你的形象直接影响公司形象

        ◇  职业形象六要素

        ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区

        ◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

           ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

           ——案例：你的老大用你做秘书，她的品位也不过如此了

     2、基本职场礼仪

        ◇  办公室礼仪

        ◇  待礼仪——形体仪态的训练

            ※ 站姿—体态美的起点  

            ※ 坐姿—高雅仪态的展示

            ※ 走姿—动态美的展示  

            ※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容

        ◇  接待礼仪

            ※ 有约接待  

            ※ 无约接待

        ◇  电话礼仪与应对技巧

            ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

     三、办公场所5S管理

        ◇  5S的概念

        ◇  推行5S的重要性

        ◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

        ◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

    ——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分 钟快速掌握5S技巧

 

职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大，从改变自己开始吧！

             ——案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了

 

第二部分  工作技能篇

    一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求

     1、时间管理的误区

     2、时间统筹的5种方法          

        ——现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？

            盘点你的工作效率。

     3、练习2：整理一个秘书的工作日程

        ◇  时间管理小窍门

        ◇  办公室事务处理技巧

        ◇ 上级的时间管理与安排

        ◇ 上司出差日程管理与工作计划

           案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

           ——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

           如何管理好你的时间，让自己活出精彩？

           案例：从种树任务分析您解决问题的思路

           ——做正确的事，不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和 大家分享时间管理的秘诀

    二、会务组织与管理

        ◇  成功组织会议的技巧

        ◇  组织阶段的工作：

        ——会前准备

        ——会中协助

        ——会后整理

        ◇  会议座次安排的学问

            ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

        ——案例：如何应对会议中的“漏洞”？

    三、信息、文档管理与运用

     1、信息收集

        ◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍

        ◇  收集信息工作的三个诀窍

     2、文档管理

        ◇  文档分类及储存的工作规范

        ◇  文档查阅及分装的工作规范

        ◇  文档销毁及保密的工作规范

        ——案例：李秘书的返工引起的深思

 

    四、高级秘书公文写作技巧与处理实务

     1、行政公文写作的基本要求

     2、行政公文写作的方法

        ◇写作原则

        ◇写作特点

     3、常用行政公文写作规范及训练

        ◇  通用公文：

        → 通知

            → 请示

            → 批复              

        ◇ 事务公文：

        → 工作计划

            → 工作总结

            → 会议纪要

        现场模拟：会议记录及纪要训练

        现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？

 

第三部分  统筹管理篇

    一、高级秘书人际沟通与工作协调技巧

        ——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

     1、成功沟通的秘诀

        ◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话

        ◇ 怎样反问：了解对方的需求

        ◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

        ◇ 表明立场：拒绝的艺术

        ◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案

       ——案例：如果是你该怎么说？

 为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

     2、有效沟通过程及环节

        ◇  信息发送、接收、反馈——沟通漏斗

        ◇  有效发送的技巧

       ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

     3、认识你的沟通对象

        ◇  与上级沟通的原则

        ◇  与各种性格的领导打交道技巧

        ◇  跨部门的沟通技巧

        ◇  与客户沟通

       ——游戏：究竟是谁的错？

       研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具

   ——只有“懂领导”才能帮领导

    二、高级秘书人员办公室事务管理

     1、了解企业行政管理内容：

        ◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

   ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

        ◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

        ◇  员工安全和保密工作

    三、事物性项目性工作的组织管理

        ◇  事务工作有哪些

        ◇  学会列事务清单

        ◇  用项目计划管理工作

        ——现场演示行政事务工作：

     1、搬家后员工提出不满，如何解决？

     2、如何合理安排分布办公室？

 3、如何为上司整理办公室？

    四、秘书的自我情绪控制与压力管理

        ——现场测评你的压力等级

   1、培养快乐的心理                  

   2、战胜你的弱点

   3、如何有效控制情绪的技巧

   4、如何进行压力管理的方法